Manual de uso
Glosario
Las palabras que usa HCM y qué significan, en el mismo lenguaje del sistema.
Este glosario usa los mismos nombres que verás en pantalla, para que una palabra del sistema y una palabra de esta documentación signifiquen exactamente lo mismo.
Personas y estructura
| Término | Qué es |
|---|---|
| Empresa | Cada sociedad del grupo. Tiene su propio RIF, sus sucursales y sus empleados. Es la unidad que separa todo en HCM. |
| Sucursal | Local o sede de una empresa. La asistencia se organiza por sucursal, porque cada una tiene sus turnos. |
| Usuario | La cuenta con la que alguien entra al sistema. Una persona tiene una sola cuenta, aunque trabaje en varias empresas. |
| Empleado | La ficha laboral de una persona dentro de una empresa. Es distinta del usuario: hay empleados sin cuenta y cuentas sin empleado. |
| Membresía | El vínculo entre un usuario y una empresa, con el rol que tiene en ella. Es lo que le da acceso. |
| Invitación | Enlace de un solo uso que permite a una persona crear su cuenta y entrar a una empresa. |
| Vigencia laboral | El tramo de tiempo en el que un empleado pertenece a una sucursal, con un cargo y un salario. Los cambios no sobrescriben: dejan historial. |
| Archivar | Dar de baja a un empleado sin borrarlo. Sus datos y pagos anteriores se conservan. |
Pago y nómina
| Término | Qué es |
|---|---|
| Quincena | Período de pago: dos al mes. Agrupa las incidencias que aplican a esas fechas. |
| Corrida | Un intento de cálculo de una quincena. Congela la fecha de pago, la tasa y las líneas. Recalcular deja la anterior como reemplazada, no la borra. |
| Tasa BCV | Tasa de cambio del Banco Central de Venezuela usada para convertir a bolívares. Se congela al calcular. |
| Concepto | Cualquier rubro que pueda entrar en un pago: sueldo, bono, cestaticket, deducción legal, anticipo. |
| Concepto del sistema | Concepto que define HCM y comparten todas las empresas. Se consulta desde la empresa, no se edita. |
| Concepto de la empresa | Concepto propio de una empresa, con sus propios valores y vigencia. |
| Configuración salarial | El conjunto de conceptos que aplican a una empresa, con sus valores desde una fecha determinada. |
| Incidencia | Todo lo que mueve el pago de una persona en una quincena: falta, retardo, hora extra, crédito, anticipo, día libre. |
| Plan de cobro | Un compromiso de cobro en cuotas: un préstamo registrado una sola vez que el sistema descuenta cada quincena hasta agotar el saldo. |
| Cuota | Cada descuento de un plan de cobro. Si el bono de la quincena no alcanza, se descuenta lo disponible y el plan se extiende. |
| Saldo | Lo que falta por cobrar de un plan: el total menos lo ya descontado en quincenas cerradas y lo programado en las abiertas. |
| Recibo quincenal | Comprobante con el sueldo y las deducciones legales. |
| Recibo de complementos | Comprobante con los beneficios: bono, cestaticket y lo que se cobra contra ellos. |
| Bono | Bono de alimentación y transporte. Es donde se cobran las incidencias que no tocan el sueldo. |
| Cestaticket | Ticket de alimentación. No se usa para cobrar incidencias. |
| Liquidación | Finiquito de un egreso. Se calcula en borrador, se puede recalcular y al confirmarse queda congelado. |
| Corrida vigente | La corrida que cuenta para una quincena, después de recálculos. |
| Quincena cerrada | Quincena con el cálculo validado y bloqueada a cambios. Los reportes usan solo corridas vigentes de períodos cerrados. |
Banco y archivos
| Término | Qué es |
|---|---|
| Archivo de pago | El txt que se carga en el banco para pagar. Una línea de débito a la empresa y una de crédito por empleado. |
| ND | Línea de débito a la cuenta de la empresa. Una por archivo, y su monto es la suma de los créditos. |
| NC | Línea de crédito a la cuenta de un empleado. Una por persona con monto mayor a cero. |
| Plantilla del banco | Archivo de alta masiva de beneficiarios nuevos. A los empleados ya registrados no se les repite la línea. |
| Lote | Número que el banco asigna al archivo cuando lo cargas. Se guarda en HCM después, a mano. |
| Ticket de alimentación | Archivo de pago del cestaticket, ya convertido a bolívares, una línea por persona. |
Control y trazabilidad
| Término | Qué es |
|---|---|
| Auditoría | Registro de las acciones del sistema: quién, qué y cuándo. Solo se agrega, nunca se modifica ni se borra. |
| Amonestación | Registro disciplinario por un hecho confirmado. Acompaña a una incidencia, pero no cambia el cálculo de la nómina. |
| Validar asistencia | Confirmar los turnos, clasificar los días sin marcas y decidir qué retardos cuentan. Hasta entonces, un día no afecta la nómina. |
| Marca | La hora de entrada o salida que registró el reloj o el lector. Las marcas crudas no son asistencia validada. |
| Configuración inicial | Recorrido guiado para dejar una empresa lista: cargos, empresas, empleados y administradores. |