Empleados
La ficha laboral, la vigencia de cargo y salario, y cómo se carga la plantilla desde Excel.
El módulo de Empleados está dentro de cada empresa. Ahí vive la ficha laboral de la persona, que es distinta de su usuario del sistema: hay empleados sin cuenta y cuentas sin empleado.
Qué guarda una ficha
Identificación. Nombre, tipo y número de documento. La cédula es única dentro de la empresa. La misma cédula en otra empresa del grupo es válida, porque son plantillas distintas.
Datos personales y de contacto. Los del perfil, incluida la foto laboral y el banco donde se le paga.
Vigencia laboral. Sucursal, cargo y compensación, con fecha de inicio y, cuando termina, fecha de fin. La compensación son tres montos mensuales en dólares: sueldo base legal, cestaticket y complemento de alimentación y transporte.
Historial. Un cambio de cargo, de sucursal o de salario no sobrescribe lo anterior: cierra la vigencia y abre una nueva. Gracias a eso, una quincena vieja se puede recalcular con los valores que estaban vigentes en esas fechas.
Cargar la plantilla desde Excel
La importación trabaja con previsualización. Antes de escribir nada, el sistema clasifica cada fila:
| Clasificación | Qué hace al confirmar |
|---|---|
| Nueva | Crea empleado, perfil y vigencia inicial. |
| Actualizable | Actualiza nombre y campos seguros del perfil. |
| Sin cambios | La ignora. |
| Conflicto | No la aplica y la reporta, con el motivo. |
La identidad de la importación es empresa más tipo y número de documento. Esa es la razón de fondo de varias reglas que conviene tener claras:
- Una cédula existente ya no bloquea el archivo. Antes obligaba a corregir la ficha a mano.
- Cédula, cargo, sucursal y fechas laborales no se cambian por importación, porque tienen sus propios flujos y dejan historial.
- Una celda vacía conserva el valor que ya estaba. Si no traes el dato, no se borra.
- Que una persona no aparezca en el archivo no la archiva ni la liquida. El archivo no es un reemplazo de la plantilla.
- Un empleado archivado no se reactiva por importación.
- Si hay filas con problema, la descarga de correcciones trae también las filas válidas, para no perder las altas al volver a subir el archivo.
Un empleado puede cargarse por archivo de su empresa o dentro de un libro consolidado con una hoja por empresa.
Archivar
Archivar da de baja al empleado sin borrarlo. Sus pagos, documentos y amonestaciones anteriores se conservan, y el historial de la vigencia cerrada queda intacto. Para dar de baja definitiva está la liquidación, que es otro módulo y otro documento.
Si algo no cuadra
- No encuentro a la persona. Revisa la empresa seleccionada y si su vigencia está cerrada. Un empleado archivado no aparece en los listados activos.
- El sistema rechaza una cédula. Ya existe en esa empresa con otro tipo o número de documento, o la fila viene en conflicto en la previsualización.
- El salario no coincide con el contrato. Revisa la vigencia vigente a la fecha que estás mirando, no la última cargada. Los cambios crean vigencias nuevas con fecha de inicio.