Asistencia
Importar el reporte del lector, confirmar turnos y validar los días antes de que toquen la nómina.
La asistencia se registra por día y por empleado. El punto de partida es el reporte del lector de la sucursal, y el punto de llegada es una validación de Recursos Humanos. Sin esa validación, ningún día afecta la nómina.
1. Importar el reporte
Cada sucursal usa un lector concreto del catálogo de equipos. HCM importa los formatos conocidos de ese modelo:
- El PDF de primera y última marca del día.
- El informe diario del mismo equipo, cuando además trae horas y estados.
- El Excel del lector genérico, en su hoja de detalle.
Si el archivo viene del equipo correcto, el sistema lee la primera entrada y la última salida de cada persona. Lo demás del reporte no se copia.
El reloj identifica a las personas con su propio número interno, que no siempre es la cédula. Cada sucursal asocia esos identificadores con sus empleados, y esa asociación tiene vigencia propia, así que un cambio de persona en un puesto no rompe el historial.
Qué pasa al importar
Entran marcas crudas, sin interpretar. Un día sin marcas queda pendiente de clasificar, y esto incluye el domingo. La ausencia de marcas no prueba que la persona descansó ni que faltó, así que en el import no se descuenta ni se amonesta a nadie.
La vista previa muestra el rango de fechas del encabezado y las fechas que sí traen filas, y avisa cuando falta un día completo en el medio. Volver a subir un archivo sobrescribe lo que venga en él, pero no inventa las filas ausentes.
2. Confirmar los turnos
Con las marcas ya guardadas, el sistema propone hasta dos turnos por sucursal: el diurno, para quien entra antes del mediodía, y el nocturno, para quien entra desde el mediodía. Los bloques son de ocho horas, con hora de inicio redonda.
Recursos Humanos confirma, edita, cambia el tipo o agrega un turno manual. Un turno confirmado manda sobre cualquier propuesta.
Excepciones por empleado
Hay personas que no siguen el horario de su sucursal. Cuando existen cinco entradas o más de un empleado, si al menos el 80 % se concentra en una ventana de quince minutos y difiere en treinta minutos o más del turno confirmado, el sistema propone una excepción para esa persona.
La propuesta no cambia nada por sí sola. Cuando alguien la confirma, la excepción prevalece sobre el turno de la sucursal solo para ese empleado, y conserva su historial por fechas.
3. Validar los días
La validación tiene varias colas de trabajo:
- Confirmar los horarios propuestos.
- Clasificar los días sin marcas: feriado, descanso, reposo, falta justificada o falta injustificada.
- Revisar la cola de incertidumbre, que junta los casos donde el sistema no puede decidir solo.
- Confirmar o descartar los retardos propuestos, según los umbrales de minutos de la empresa.
Solo lo validado genera efectos. Esta es la tabla que traduce cada estado a lo que ocurre en la nómina:
| Estado del día | Efecto en la nómina | Amonestación |
|---|---|---|
| Retardo confirmado | Falta injustificada de un día | No |
| Día sin marcas clasificado como falta injustificada | Falta injustificada de un día | Propuesta |
| Falta justificada | Descuento de falta justificada | No |
| Presente, feriado o descanso | Ninguno | Retira la propuesta |
Que alguien llegue antes de su hora no es un retardo y no genera nada.
Si no hay quincena abierta
La asistencia se guarda igual. Los efectos en la nómina se aplican cuando se abre el período correspondiente, así que validar temprano nunca se pierde. Lo que sí está bloqueado es escribir sobre una quincena ya cerrada.