Guía del piloto
Qué cubre el piloto base, cómo se arranca una empresa y qué queda pendiente.
Esta página es el mapa del piloto: qué se puede hacer hoy con el sistema, en qué orden se arranca una empresa y qué conviene resolver por fuera mientras tanto.
Qué cubre el piloto
| Área | Estado |
|---|---|
| Empresas, sucursales y usuarios con roles | Listo |
| Plantilla de empleados, con carga desde Excel y actualización segura | Listo |
| Asistencia por importación del lector, con validación humana | Listo |
| Incidencias, incluidas las cargadas desde capturas | Listo |
| Quincenas: cálculo, actualización, cierre, recibos y archivos de banco | Listo |
| Liquidaciones por egreso | Listo |
| Amonestaciones | Listo |
| Utilidades anuales | Pendiente, se siguen calculando por fuera |
| Integración directa con los relojes por API | Pendiente, se sigue importando el archivo |
| Horas extras, domingo y feriado con recargo | Inactivo por decisión del cliente |
Cómo se arranca una empresa
El orden importa, porque cada paso usa el anterior. El centro de configuración inicial guía este recorrido y guarda el avance, así que se puede retomar otro día.
- Cargos. El catálogo de cargos es compartido entre empresas. Se carga desde una plantilla antes de empezar con las personas.
- Empresas. Datos fiscales, logo y sucursales de cada sociedad del grupo.
- Empleados. Por archivo de cada empresa, o con un libro consolidado que trae una hoja por empresa.
- Administradores. Las cuentas de los administradores de cada empresa reciben su invitación.
- Revisión. Un chequeo final de que las etapas anteriores quedaron completas.
Los archivos de empleados no se guardan en el sistema cuando se cierra la previsualización sin confirmar. Es deliberado: contienen datos personales y bancarios.
La rutina de una quincena
El recorrido que conviene repetir cada quincena:
- Importar los reportes de asistencia de las sucursales.
- Confirmar los turnos y validar los días: clasificar los días sin marcas, revisar los retardos propuestos y la cola de incertidumbre.
- Cargar las incidencias que no vienen de la asistencia: anticipos, préstamos, descuentos, asignaciones.
- Calcular la quincena, revisando antes los días de sueldo y la tasa de cambio.
- Revisar el resultado. Si algo cambia después, actualizar la nómina antes de entregar.
- Cerrar la quincena.
- Descargar recibos, la entrega de tesorería y los archivos del banco, y anotar el número de lote cuando el banco lo devuelva.
Decisiones que conviene dejar por escrito
Tres cosas del cálculo dependen de un acuerdo con el cliente y no de una regla legal. Vale la pena tenerlas confirmadas antes de que se acumulen quincenas:
- El tratamiento de los días sin marcas, en especial el domingo.
- El monto que se descuenta por una falta justificada o un reposo.
- Qué se hace con las incidencias que superan el bono disponible de una quincena.
Cómo crece esta documentación
Cada duda de la operación se convierte en una página nueva o en una corrección de una existente. Si algo quedó mal explicado, el camino es pedirlo al área de sistemas con el caso concreto: una captura, una cédula y una quincena suelen ser suficientes para corregir el texto.
Lo que todavía no está escrito es porque todavía no ha hecho falta, no porque el sistema no lo haga.